Privacyverklaring

Verwerken persoonsgegevens
In het kader van ons werk als advocaat hebben wij te maken met persoonsgegevens van cliënten en andere partijen. Oftewel in juridische terminologie verwerken wij persoonsgegevens.

Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een bepaald persoon. Verwerken betekent dat wij deze gegevens vastleggen, in voorkomende gevallen actualiseren en bewaren zo lang nodig is.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Het verwerken van persoonsgegevens is nodig om ons werk te kunnen doen. Dat werk houdt in: adviseren, verwijzen, procederen en alles wat daar verder bij komt kijken, zoals het aanvragen van toevoegingen, het versturen van declaraties, het voldoen aan (wettelijke) regels van de overheid.

Wat voor soort gegevens verwerken wij?
Er zijn twee categorieën gegevens: gewone en bijzondere persoonsgegevens. Gewone persoonsgegevens bestaan uit bijvoorbeeld jouw naam en contactgegevens. Onder bijzondere persoonsgegevens vallen onder meer het Burgerservicenummer (BSN), gegevens over iemands nationaliteit, godsdienst of levensovertuiging, gezondheid of strafrechtelijk verleden.

Wij verwerken zowel gewone als bijzondere persoonsgegevens. Aangezien wij in diverse rechtsgebieden werkzaam zijn, kunnen alle denkbare gegevens een rol spelen.

De gegevens die betrekking hebben op onze cliënten, maar ook op andere personen die betrokken zijn bij ons werk, zoals bijvoorbeeld een wederpartij, deskundige(n), getuige(n), een deurwaarder en alle andere mogelijke derde-partijen.

Waarom mogen wij gewone persoonsgegevens verwerken?
Wij mogen gewone persoonsgegevens verwerken, omdat dit noodzakelijk is om ons werk als advocaat goed te kunnen uitvoeren. Ofwel, het verwerken van persoonsgegevens  draagt bij aan de behartiging van de belangen van onze cliënten. Dat belang is breder dan alleen de uitvoering van een goede dienstverlening jegens onze cliënten. Het gaat ook om het algemene belang van goede rechtsbedeling en goed georganiseerde rechtshulp. Verder is het zo dat onze cliënten ons opdracht geven om bepaalde werkzaamheden voor hen te verrichten. In dat geval is de verwerking van de gegevens nodig in het kader van uitvoering van de opdracht.

Waarom mogen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken?
Wij mogen bijzondere persoonsgegevens- bijvoorbeeld met BSN- verwerken als dat nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Het verwerken van deze bijzondere gegevens is daarnaast toegestaan wanneer de betrokkene ons hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. Onze cliënten geven die toestemming doordat ze ons opdracht geven om in een bepaalde kwestie voor hen op te treden en door ons in het kader van die opdracht de betreffende gegevens te verstrekken. Deze toestemming staat met ingang van oktober 2020 voor de duidelijkheid expliciet vermeld in de opdrachtovereenkomst die wij met cliënten sluiten.

Verstrekken aan derden
Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derde-partijen of instanties als dat nodig is in het kader van ons werk en past binnen de grenzen van het beroepsgeheim.

Elke advocaat heeft een beroepsgeheim. Dat betekent dat een advocaat in beginsel geen informatie met anderen mag delen aangaande zijn zaken en cliënten. Wij mogen alleen gegevens naar buiten brengen wanneer dit nodig is het kader van de uitvoering van ons werk en de cliënt daar geen bezwaar tegen heeft. Hierbij dient u te denken aan overleg met de wederpartij, correspondentie met de advocaat van een wederpartij, het aanleveren van stukken aan een deurwaarder, het indienen van stukken bij de rechtbank, het inschakelen van derden (bijvoorbeeld een accountant of een tolk). Soms zijn wij op grond van de wet verplicht gegevens te verstrekken aan een toezichthouder (bijvoorbeeld de Nederlandse Orde van Advocaten).

Inschakelen van derden (verwerkers)
Wij maken bij ons werk gebruik van de diensten van derden. Deze derde partijen krijgen dan de beschikking over door ons aangeleverde persoonsgegevens. Als deze derde partijen de gegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken- sluiten wij met hen zogenoemde verwerkersovereenkomsten. Daarin staat- in he kort- dat deze partijen zorgvuldig met de gegevens moeten omgaan en optimaal zorgdragen voor een goede beveiliging.

Wat doen wij nog meer met uw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen in het kader van onze praktijkvoering en voor geen enkele ander doel, tenzij u daarvoor uitdrukkelijk en specifiek toestemming heeft gegeven.

Bescherming van uw gegevens
De veiligheid en bescherming van uw gegevens is voor ons uiteraard belangrijk. Daarom sluiten wij verwerkersovereenkomsten met derde partijen met wie wij samenwerken (zie hierboven). Binnen de eigen praktijk is de beveiliging van gegevens een prioriteit.  Alle collega’s die toegang hebben tot gewone of bijzondere gegevens hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren gegevens net zo lang als nodig is in het kader van onze praktijkvoering. Verder zijn wij gebonden aan de  termijnen zoals deze door de overheid zijn opgelegd.  Zo bestaat de verplichting  om onze financiële gegevens te bewaren (maximaal 10 jaar). De maximale bewaartermijn is twintig jaar nadat een zaak is afgerond, maar meestal zal een dossier tien jaar worden bewaard.

Wat zijn uw rechten?
U heeft onder meer het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• uw gehele dossier op te vragen;
• uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken(of de opdrachtbevestiging in te trekken);
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassen privacy verklaring
Lima Advocatuur heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op elk moment en zonder voorafgaande aankondiging te wijzigen. Aanpassingen worden altijd op de website gepubliceerd.